Ethique & Compliance

Le code de Ethique

INTRODUCTION

Le groupe Althea et ses filiales, représentent les sociétés de services de santé les plus innovantes au monde. Elles s'efforcent d'améliorer l'expérience Client avec une qualité de service sécurisée et fiable au service de l'environnement de santé clinique. Le Groupe s’engage à respecter les normes les plus strictes en matière d’éthique professionnelle.

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Le code de conduite du groupe Althea est conçu pour guider notre comportement d’entreprise et constitue le document principal permettant de définir clairement nos valeurs éthiques fondamentales, dans le but de confirmer notre réputation, notre politique de transparence et de clarté. Ce Code de conduite définit tous les droits, devoirs et responsabilités du Groupe à l’égard des parties prenantes (employés, fournisseurs, Clients, entités publiques) et cherche à recommander, promouvoir ou interdire des comportements déterminés, en plus des dispositions légales. Les documents, politiques, procédures et directives de conformité supplémentaires, qui ont été établis, font partie intégrante du programme de conformité du groupe Althea.
 
Toutes les personnes agissant pour le compte du groupe doivent se conformer au code de conduite, quels que soient leur lieu d'implantation et la nature de leur travail. 
Ce qui inclut :

  • Les administrateurs exécutifs et non exécutifs, les membres des organes de la société et toute personne exerçant même de facto des tâches de gestion, d'administration, de direction ou de contrôle d'entités au sein du groupe Althea
  • Les employés, y compris les agents et les personnes sous contrats ou convention à durée déterminée
  • Les consultants, agents, intermédiaires, stagiaires, représentants, sous-traitants, partenaires commerciaux et en général tous ceux qui, pour quelque motif que ce soit, directement ou indirectement, de manière permanente ou temporaire, fournissent des services professionnels en faveur ou pour le compte du Groupe.

Le respect du code de conduite est une condition d'emploi ou un autre type de relation contractuelle. Chaque associé doit le lire, le comprendre et s'y conformer. Le Groupe ne tolère pas les violations du Code de conduite et s’engage pleinement à traiter correctement les cas de non-conformité.

CONFORMITE AUX LOIS ET REGLEMENTATIONS LOCALES
Le groupe Althea est présent dans de nombreux pays et, par conséquent, dans de nombreux systèmes juridiques. Le Groupe veille au respect des exigences légales et réglementaires aux niveaux national et international, ainsi que du respect des directives, politiques et des procédures internes.
 
Outre le code de conduite, les associés doivent également se conformer aux lois et réglementations nationales et internationales applicables ainsi qu'aux politiques et procédures applicables du groupe et des sociétés affiliées. En cas de conflit entre la législation locale ou une disposition spécifique de la politique des filiales basées sur les exigences impératives de la loi locale et du code de conduite, la loi locale et les règles locales prévalent. Autrement, les normes de groupe décrites dans le code de conduite prévaudront.


CONCURRENCE
Les lois sur la concurrence (également appelées lois antitrust) sont conçues pour protéger la concurrence sur le marché. Le groupe Althea s'est engagé à mener une concurrence loyale et éthique, dans le respect des lois et réglementations nationales et internationales en matière de concurrence, applicables aux marchés sur lesquels le groupe opère. Dans la plupart des pays, le droit de la concurrence interdit aux entreprises de collaborer avec leurs concurrents contre les intérêts des consommateurs. Cela inclut une gamme d’activités interdites, notamment:
-    La fixation des prix
-    L’accord sur les conditions générales dans les contrats
-    Restreindre la fourniture de biens ou de services
-    Soumettre de fausses offres ou appel d’offres et diviser des marchés ou des territoires.
 
Le Groupe interdit à tous les Associés, quels que soient leur poste, leur localisation et leur ancienneté: 
-    D’être impliqués dans des accords, arrangements ou pratiques ayant pour objet ou pour effet de prévenir, restreindre ou fausser la concurrence
-    Discuter des prix ou d'autres informations sur la concurrence avec des concurrents, fixer des prix avec des concurrents ou participer à d'autres discussions, accords ou arrangements avec des concurrents qui pourraient avoir une incidence sur la libre concurrence. 

Les collaborateurs impliqués dans un processus d'appel d'offres privé ou public doivent connaître les règles applicables en matière de passation des marchés et s'y conformer. La transparence doit être maintenue tout au long du cycle de passation des marchés, tout en respectant les procédures formelles applicables, en fournissant aux décideurs gouvernementaux des données correctes, transparentes et non discriminatoires.


ANTI-CORRUPTION DIRECTE OU INDIRECTE 
Le groupe Althea applique une politique de tolérance zéro à l'égard de toute forme de corruption. Les collaborateurs doivent respecter les normes d'intégrité morale les plus strictes et sont expressément tenus de se conformer à toutes les lois, règles et réglementations en matière de lutte contre la corruption, y compris aux normes énoncées dans le UK Bribery Act 2010, tel qu'il peut être modifié de temps à autre, et réglementations locales dans les pays où le groupe est présent. Le Groupe conduit ses activités de manière à ne pas être impliqué dans aucune forme de corruption et à ne pas faciliter, ni risquer de participer à des situations illégales dans les relations avec des entités publiques ou privées. 

Les «entités publiques» comprennent les agents publics et les fonctionnaires ou tous ceux qui travaillent dans le cadre de l'administration publique dans tous les pays dans lesquels le groupe opère, tels que définis par les lois et réglementations en vigueur.
 
On entend par «entités privées» les personnes représentant ou travaillant pour le compte de Clients, de fournisseurs, de partenaires commerciaux ou de contreparties contractuelles en général et, en tout état de cause, de personnes avec lesquelles les associés travaillent dans l’intérêt du Groupe. 
Il est strictement interdit aux collaborateurs:
-    D'offrir, de promettre, de donner, de payer ou d'autoriser quelqu'un à donner ou à payer, directement ou indirectement, de l'argent ou tout autre type d'avantages ou services publics, de quelque type que ce soit, à une entité publique ou privée
-    Accepter une demande ou autoriser quelqu'un à accepter ou à solliciter, directement ou indirectement, une offre, une promesse, un paiement, un avantage économique ou un autre avantage émanant d'entités publiques ou privées
Dans le but: 
-    D'inciter l'autre partie à remplir sa fonction ou à l'accomplir de manière incorrecte, que ce soit de nature publique ou privée, en relation avec des travaux effectués par ou pour le Groupe afin de récompenser une activité réalisée pour le Groupe
-    Influencer la réalisation d'un acte ou son omission dans l'intérêt du Groupe
-    Obtenir, assurer ou conserver un élément commercial ou un avantage indu ou déraisonnable quant à la conduite de l'entreprise. 

Il est également interdit aux collaborateurs de recevoir ou d'obtenir quelque promesse d'argent ou autre avantage pour eux-mêmes ou pour autrui, en conséquence de la commission ou de l’omission d'actes contraires aux obligations inhérentes à leur charge ou aux obligations de loyauté, causant également un préjudice au Groupe.


COLLABORATION AVEC LE GOUVERNEMENT& SES INSTITUTIONS
Les gouvernements et les institutions publiques sont souvent les principaux consommateurs des produits et services du groupe Althea. Le Groupe s'est engagé à assurer la liaison avec les autorités et les organismes publics conformément à la législation et à la réglementation. Nombre de ces gouvernements et entités publiques ont des lois qui imposent une variété d’exigences sur la manière dont ils achètent ces biens et services et sur la façon dont les fournisseurs doivent se comporter pour exploiter ces opportunités et exécuter les contrats qu’ils obtiennent. Les exigences spécifiques varient d'un pays à l'autre, ainsi que les conséquences du non-respect de celles-ci. Par conséquent, les collaborateurs doivent se comporter comme l'exigent leurs lois et réglementations respectives applicables aux adjudications publiques, en agissant toujours avec honnêteté et intégrité, en évitant tout comportement visant indûment à influencer les fonctionnaires ou les employés.

 
CADEAUX, DONS ET DIVERTISSEMENTS
Les collaborateurs ne doivent pas être influencés par le fait de recevoir des faveurs, ni essayer d'influencer indûment les autres en leur offrant des cadeaux ou avantages. Il est strictement interdit de promettre, d'offrir, d'accepter des faveurs ou des avantages, sur sollicitation directe ou indirecte ou autrement, en espèces ou en biens, quel que soit leur montant, leur valeur ou autre, à des agents de la fonction publique dans le but d'influencer ou de se mêler simplement de leurs décisions, obtenir des traitements plus favorables d’Althea Group, d’autres personnes ou de toute autre fin illégale ou illicite. Dans le cadre de toute relation commerciale avec des consultants, des intermédiaires, des fournisseurs et d’autres tiers, les cadeaux et les dons ne sont autorisés que s’ils représentent des éléments promotionnels d’une valeur minimale, tels que définis dans la politique du groupe applicable. Lorsqu'un employé du Groupe reçoit ou est invité à fournir des cadeaux ou des traitements spéciaux ne faisant pas partie des relations de courtoisie habituelles, il doit immédiatement signaler cette situation à son supérieur hiérarchique par les voies habituelles, et réagir en conséquence, selon les politiques et procédures applicables du groupe ou de la société affiliée. 
Tout type de divertissement n'est acceptable que s'il existe une raison professionnelle claire et valable et dans le respect des lois applicables et de la politique spécifique en vigueur. Les coûts de tout divertissement doivent être maintenus dans des limites raisonnables et gérés conformément aux lois applicables et aux politiques spécifiques de la société.


CONFORMITE  AUX LOIS DU COMMERCE INTERNATIONAL
Les activités commerciales du groupe Althea dans le monde entier sont soumises à diverses lois sur les exportations et les importations. Les lois sur l'exportation peuvent limiter les lieux et locations où le Groupe peut expédier des matériaux, des composants et des produits finis, ainsi que des données techniques immatérielles et des informations de fabrication.
 
Le Groupe s'est engagé à respecter pleinement la législation et la réglementation en matière de contrôle des exportations et de douane. Dans certains cas, ces lois peuvent interdire l'exercice d'activités commerciales dans certains pays ou imposer des exigences et des autorisations à obtenir avant l'exportation ou le commerce de produits ou de technologies. Les lois relatives aux activités des douanes exigent une documentation précise et une évaluation correcte des marchandises.

 
PREVENTION DU BLANCHIMENT D'ARGENT
Althea Group ne participera à aucune activité pouvant impliquer le blanchiment du produit d'activités illicites sous quelque forme que ce soit. Les associés sont tenus de vérifier au préalable toutes les informations disponibles concernant les personnes et les entités avec lesquelles ils sont en contact afin d'établir toute relation commerciale. Aucun associé ne peut effectuer un quelconque paiement dans l’intérêt du groupe en l’absence de pièces justificatives adéquates.
 
Il est strictement interdit de recevoir ou d'accepter la promesse de paiements en espèces (ou de risquer d'être impliqué dans des événements) liés au blanchiment d'argent provenant d'activités illégales ou criminelles. Les collaborateurs sont tenus d'éviter toute implication dans des opérations propres à encourager le blanchiment de capitaux provenant d'activités criminelles illicites, et à se conformer pleinement aux procédures de contrôle interne. Le Groupe doit toujours se conformer à la législation anti-blanchiment des juridictions concernées.


CONTRIBUTIONS POLITIQUES
L'apport d'argent, de biens, de services ou d'autres avantages aux partis politiques est interdit, sauf si la loi l'exige ou le permet expressément, et dans ce dernier cas, il est autorisé par la politique et les procédures du Groupe.
 

CONFLITS D'INTERETS
Toutes les décisions prises au nom du groupe Althea doivent être prises dans l’intérêt supérieur du groupe. Les collaborateurs doivent éviter les conflits d’intérêts (et même l’apparence de conflits d’intérêts), en tenant particulièrement compte des considérations personnelles, financières ou familiales (par exemple, l’existence d’un intérêt acquis chez un fournisseur, un Client ou un concurrent; des avantages inappropriés découlant du rôle au sein du groupe), qui peuvent influencer (ou sembler influencer) l’indépendance de jugement du décideur lorsqu’il décide ce qui est dans l’intérêt supérieur du groupe Althea.
 
Toute situation potentielle constituant ou pouvant constituer un conflit d’intérêts doit être signalée au supérieur direct ou au responsable des ressources humaines par la partie intéressée ainsi que par quiconque en prenant connaissance, conformément aux politiques applicables du groupe ou de la société affiliée.


RESSOURCES HUMAINES
Althea Group applique une politique de gestion des ressources humaines fondée sur la transparence et l'équité, conformément aux meilleures pratiques nationales et internationales. Toutes les activités du groupe sont réalisées dans le respect des lois et réglementations en vigueur en matière de santé et de sécurité sur le lieu de travail, ainsi que des règles spécifiques en matière de prévention des accidents.
 
Les membres de la famille immédiate ou éloignée peuvent être embauchés en tant qu'employés ou consultants uniquement si la nomination est fondée sur les qualifications, les performances, les compétences et l'expérience, à condition qu'il n'existe pas de lien hiérarchique direct ou indirect entre l'associé et son parent ou partenaire.
 
Le Groupe assure la protection des données des collaborateurs en conformité avec la réglementation en vigueur selon laquelle les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que dans le but indiqué au moment de la collecte.

 
DIGNITE ET EGALITE
Althea Group respecte la dignité personnelle, la vie privée et les droits personnels de chaque individu et s'engage à maintenir un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement. Les collaborateurs sont traités et se traitent, avec respect et dignité, en l'absence de discrimination, de harcèlement sexuel ou de toute forme de harcèlement moral, de comportement hostile, d'intimidation ou d'humiliation.
 
Althea Group offre des chances égales dans des conditions égales, en évitant toute forme de discrimination fondée sur la race, la culture, l'idéologie, la religion, le sexe ou des attributs physiques.


PROTECTION DES ACTIFS DU GROUPE
Les collaborateurs ne peuvent en aucun cas se livrer à des activités frauduleuses ou malhonnêtes impliquant des biens ou des actifs du Groupe. Les associés sont directement et personnellement responsables de la protection et de l'utilisation licite de tels actifs (corporels et incorporels) et des ressources commerciales qui leur sont confiées afin de s'acquitter de leurs fonctions.
 
Aucun actif ou bien appartenant au Groupe ne peut être utilisé à des fins autres que celles indiquées ou de manière illégale. Tous les actifs du Groupe doivent être enregistrés dans les livres comptables conformément aux lois applicables.
 

GESTION DE LA COMPTABILITE ET DES REGISTRES
Authenticité, exactitude, exhaustivité et clarté des données comptables et financières sont des valeurs fondamentales du groupe Althea. Les enregistrements comptables et les documents qui en découlent doivent être basés sur des informations précises, exhaustives et vérifiables reflétant la nature des opérations auxquelles ils se rapportent, conformément à la législation applicable et aux principes comptables.
 
Tous les registres comptables doivent être accompagnés des pièces justificatives nécessaires pour permettre une analyse et une vérification objectives. Chaque transaction doit refléter les éléments de preuve contenus dans les documents justificatifs. Il est du devoir de chaque collaborateur de s'assurer que la documentation à l'appui est facilement identifiable et ordonnée, selon des critères logiques et conformément aux instructions et procédures de l'entreprise. Les associés sont tenus de notifier en temps voulu à leur supérieur hiérarchique, toutes omissions,  imprécisions ou falsifications des livres comptables ou des pièces justificatives dont ils pourraient avoir connaissance.

SYSTEMES DE PROTECTION DES DONNEES ET DE TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION
Les informations sur les Clients, les contacts commerciaux et les associés du groupe Althea doivent être conservées dans la plus stricte confidentialité et conformément à la législation nationale. Le groupe adopte les normes contenues dans la directive européenne sur la protection des données, telle qu'elle peut être modifiée de temps à autre.
 
La richesse des informations relatives aux activités du Groupe n’est accessible qu’aux personnes autorisées et est protégée contre toute divulgation indue ou abusive. L'utilisation du système d'information et de ses applications pertinentes doit être conforme aux systèmes de sécurité internes. Chaque associé est tenu de protéger la vie privée et la confidentialité des informations qui lui parviennent, ne les utilisez que pour l'exercice de leurs activités et les gérez pour en assurer l'intégrité et la sécurité. 

Chaque collaborateur doit:
-    Ne traiter que les données nécessaires et directement liées à ses fonctions ou stocke ces données de manière à empêcher toute tierce partie d'en prendre connaissance
-    Communiquer et partager les données dans le cadre du système de gestion de données ou sous réserve de l'autorisation préalable de la personne déléguée
-    Déterminer le caractère confidentiel des informations conformément aux exigences du système de gestion de données.


INFORMATION CONFIDENTIELLE
Le savoir-faire, les secrets commerciaux, la propriété intellectuelle et les autres informations confidentielles détenues par le Groupe constituent une ressource fondamentale du Groupe. Ces informations confidentielles incluent notamment (liste non exhaustive): listes de Clients, innovations, conditions contractuelles, informations sur les prix, les coûts de production et les volumes de production, informations techniques sur les produits et les processus de production. Il est interdit aux associés de divulguer à des tiers des informations confidentielles relatives au groupe Althea, sauf dans les cas où la divulgation est requise par la loi ou lorsqu'un partenaire a expressément accepté de divulguer ces informations confidentielles au moyen d'un contrat dûment exécuté. Ces obligations de confidentialité sont maintenues indéfiniment après la fin de la période de travail.

 
COMMUNICATIONS D'ENTREPRISE
Althea Group reconnaît le rôle important que joue une communication claire et efficace dans le maintien de relations internes et externes, en veillant au respect des normes les plus strictes en matière de communication d'informations financières et non financières, afin de fournir une présentation claire et transparente de ses performances en matière économique et sociale.
 
Les informations communiquées au monde extérieur doivent être ponctuelles et coordonnées à un niveau approprié afin de garantir leur exhaustivité et leur exactitude. Les collaborateurs qui sont tenus de fournir des informations au public concernant le groupe Althea, sous forme de discours, de participation à des conférences ou de toute autre forme de présentation, doivent se conformer à toute procédure spécifique établie par le groupe et recevoir l'accord préalable du service dûment désigné ou d’une personne désignée responsable des communications externes.

VIOLATIONS DU CODE DE CONDUITE
Les valeurs et les principes contenus dans ce code de conduite ne doivent jamais être enfreints, et tout comportement contraire à ces valeurs est strictement interdit. Le respect des normes du Code est un élément essentiel des obligations contractuelles de tous les associés conformément à la loi applicable. Le non-respect des exigences du présent code et des politiques du groupe en vigueur peut entraîner des mesures disciplinaires de la part de la direction, y compris dans les cas les plus graves de licenciement d'employés ou d'une autre relation contractuelle commise par un tiers. Lorsque la violation de ce code de conduite constitue également une violation de la loi et / ou d'une réglementation, l'associé ou la tierce partie concerné peut être soumis à une responsabilité pénale et / ou civile, le cas échéant.


SIGNALER DES PROBLEMES OU DES VIOLATIONS
Ce code de conduite et les politiques, principes et pratiques de l'entreprise décrits dans celui-ci sont essentiels au succès du groupe Althea. Aucun associé ne doit tolérer la violation de ces normes. Les associés sont tenus de signaler toute violation, y compris les situations ou problèmes pouvant être considérés comme contraires à l'éthique, dangereux ou en conflit d'intérêts. Toute personne qui, de bonne foi, signale une violation présumée ne sera soumise à la discipline. Les collaborateurs sont encouragés à signaler toute infraction présumée par le biais des canaux de gestion habituels ou comme la direction locale peut savoir comment gérer au mieux la situation. Si un associé n'est pas à l'aise avec ce processus, ou s'il pense que ses préoccupations antérieures n'ont pas été résolues, il peut utiliser la plate-forme intranet du groupe ou d'autres ressources, comme indiqué dans les politiques en vigueur, afin qu'une demande ou un problème puisse être divulgué en toute confiance et sans crainte de représailles. Les collaborateurs qui signalent des violations présumées de bonne foi seront protégés de toute forme de représailles à leur encontre. Ces rapports seront évalués rapidement, de manière approfondie et professionnelle. Tous les rapports soumis et toute enquête qui en découle resteront confidentiels dans la mesure du possible.